نکاتی پیرامون اسکن دفاتر اسناد رسمی
با عرض سلام خدمت تمامی همکاران سردفتر و دفتریار شاغل و بازنشسته سراسر کشور
در ارتباط با اسکن دفاتر موجود ثبت‌اسناد دفاتر اسناد رسمی و پیرو بخشنامه شماره ۱۴۰۰/۱۹۷۶۲۷ مورخ ۱۴۰۰/۱۰/۲۷ معاون اسناد سازمان ثبت جناب مهدی اقبال به استحضار می‌رساند :
در رابطه الکترونیکی کردن دفاتر ثبت‌اسناد ماده ۷ قانون جامع حد نگار ( کاداستر ) کشور تکلیف را روشن کرده و علی الاطلاق برای جایگزین کردن دفاتر الکترونیک بجای دفاتر فیزیکی و کاغذی چه دفاتر موجود در دفترخانه‌ها چه در آتیه و حذف دفتر کاغذی ، سازمان ثبت مکلف به انجام این کارشده و مقرر داشته :
” سازمان مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت‌اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آن‌ها را به‌صورت الکترونیک و به‌نحوی‌که صحت ، تمامیت ، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین‌شده باشد ، در زیرمجموعه مرکز داده‌ها ، نظام جامع و سامانه‌های ، ساماندهی و ایجاد کند .
▪️همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره‌برداری از آن‌ها را به‌نحوی‌که امکان ثبت بر خط ( آنلاین ) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود ، فراهم کند . با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور ، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود .
پس : ۱- سازمان مکلف به الکترونیکی کردن دفاتر است ۲- از زمان الکترونیکی شدن دفاتر حاشیه‌نویسی در دفاتر کاغذی موجود در دفاتر ممنوع و به‌صورت الکترونیک با درج سند مرتبط کاغذی ، انجام و عمل شد .
در تبصره ۱ همین ماده ۷ مجدداً تکلیف سازمان در الکترونیکی کردن دفاتر آینده و موجود تکرار شده و مقرر کرده :
” سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت‌اسناد رسمی به نحوی برنامه‌ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی نسخه الکترونیک ………….
و برای تأمین بودجه اجرای قانون جامع حد نگار ازجمله الکترونیکی کردن دفاتر ثبت‌اسناد رسمی ، ماده ۱۷ همین قانون مقرر داشته :
” این قانون از تاریخ ۱۳۹۴/۰۱/۰۱ لازم‌الاجراست و صد درصد (۱۰۰٪ ) درآمد ناشی از اجرای آن ( یعنی همان ۱۵۰۰۰ تومان‌های آتی التصویب برای هر سند الکترونیک و نیم درصد حق الثبت اسناد آتی التصویب قوانین بودجه ۱۳۹۹ و ۱۴۰۰ ) جهت تأمین هزینه‌های ناشی از اجرای تکالیف مقرر در این قانون [ ازجمله الکترونیکی کردن دفاتر ثبت‌اسناد دفاتر اسناد رسمی ] با ایجاد ردیف خاص به سازمان [ ثبت ] اختصاص می‌یابد .
همچنین در ماده ۵ آئین‌نامه مصوب ۱۳۹۵/۰۱/۲۲ همین قانون جامع حد نگار مجدداً تکلیف سازمان ثبت گوشزد و یادآوری شد و مقرر می‌دارد :
” سازمان مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت‌اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط به آن‌ها از قبیل دفاتر املاک ، دفاتر اسناد رسمی ، دفاتر ثبت ازدواج و طلاق و دفاتر اجرتی ثبت را با تهیه نرم‌افزار لازم به‌صورت الکترونیک به نحوی سازماندهی نماید که ….. ……. تأمین‌شده باشد . اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست‌نویس می‌گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود .
و در ماده ۱۸ همین آئین‌نامه سازمان مکلف به تبدیل دفاتر کاغذی به الکترونیک با رعایت مهلت مقرر در قانون ، شده است.
و در ماده ۱۹ نیز مقرر می‌دارد که کلیه درآمدهای مختلف سازمان جهت تأمین هزینه‌های جاری و عمرانی مربوط به اجرای این قانون ازجمله ………..ایجاد دفاتر الکترونیک هزینه می‌گردد .
▪️ملاحظه می‌گردد که هم سازمان مکلف به الکترونیک کردن دفاتر است هم بودجه آن برای سازمان تأمین‌شده است .
▪️در شیوه‌نامه آرشیو الکترونیکی دفاتر ثبت‌اسناد دفترخانه‌های اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰/۰۵/۱۹ به شماره ۸۹۱۷۵/ ۱۴۰۰ که به امضاء ریاست وقت سازمان جناب خدائیان رسیده نیز تکالیف دفاتر اسناد رسمی فقط تحویل دادن دفاتر موجود و تحویل گرفتن دفاتر پس از اسکن آن‌ها توسط پیمانکار سازمان ثبت ، است و هیچ مقرره‌ای مبنی بر تهیه دوربین شخصی توسط دفترخانه وجود ندارد .
ماده ۲ این شیوه‌نامه مقرر می‌دارد :
” سران دفاتر مکلف هستند دفاتر ثبت‌اسناد موجود در دفترخانه را مرتب و جهت تصویربرداری مطابق مقررات این شیوه‌نامه با اخذ رسید تحویل متصدی پایش نمایند .
ماده ۳ می‌گوید :
سران دفاتر مکلف هستند پس از دریافت و بررسی درخواست پیمانکار [ سازمان ثبت ] یا نماینده تام‌الاختیار وی ، دفاتر آماده‌سازی شده را در قبال رسید تحویل پیمانکار داده و نسخه‌ای از فهرست دفاتر تحویلی را در اختیار کارگروه نظارت استان قرار دهند . فرم تحویل دفاتر حاوی مشخصات جلد و تعداد صفحات قابل تصویربرداری است و باید به شرح مواد ۴ و ۵ به تائید سردفتر برسد .
و ماده ۸ همین شیوه‌نامه مقرر می‌دارد :
تحویل دفاتر به سردفتر : سردفتر مکلف است دفاتر پایش شده را بررسی و برحسب تعداد جلد و صفحه که در زمان تحویل در فرم مربوطه درج گردیده است تا تعیین تکلیف از ناحیه سازمان ثبت در بایگانی نگهداری نماید .
همان‌گونه مشاهده فرمودید ، اسکن کردن دفاتر قانوناً و طبق مقررات قانونی وظیفه سازمان ثبت است و سردفتر فقط مکلف به تحویل و امضاء فرم تحویل و گرفتن پس از تصویربرداری توسط سازمان و پایش دفاتر و نگهداری آن‌ها در بایگانی تا تعیین تکلیف از ناحیه سازمان ثبت است و هرگونه تکلیفی برای هزینه و تهیه دوربین از طرف سردفتر و کانون سردفتران و دفتر یاران ، مستوجب تعقیب و کیفر انتظامی و کیفری آمر و مدیران مجری ازجمله مدیران کانون است .
▪️در خصوص اسکن دفاتر یادآوری این نکته نیز ضروری است که ماده ۳۵ آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰/۰۱/۱۰ ازآنجاکه در اجرای قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ صادرشده و در قانون مذکور سخنی از الکترونیک کردن و اسکن دفاتر ثبت‌اسناد بمیان نیامده ، کاملاً برخلاف قانون است ، ضمن اینکه شیوه‌نامه ذکرشده در تحلیل ارسالی مؤخر بر ماده ۳۵ مذکور است که فاقد تکلیف تأمین هزینه و تهیه دوربین توسط سردفتر و کانون سردفتران و دفتر یاران است .
از اطاله کلام پوزش می‌خواهم .
موفق باشید
با احترام : احمدعلی قاسمی سردفتر بازنشسته ۲۹۹ تهران