پیش نویس آیین نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران

فصل اول – تشکیلات دفترخانه

در اجرای مواد متعدد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و با توجه به تغییر روش تنظیم اسناد از سنتی به الکترونیکی و فسخ مقررات قبلی، آیین نامه ذیل مصوب می گردد.

ماده ۱ – اصطلاحات و اختصارات بکار رفته در این آیین نامه در معانی زیر بکار می رود:
الف- قوه، قوه قضائیه جمهوری اسلامی ایران
ب- سازمان، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ج- اداره کل، اداره کل ثبت اسناد و املاک استان
د- کانون، کانون سردفتران و دفتریاران
ه- قانون دفاتر، قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران
و- دفتر، دفتر اسناد رسمی

ماده ۲ – دفتراسناد رسمی محلی است که سردفتر در یک شهر یا بخش برای انجام امور و وظایف دفتری خود تعیین و به اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه جهت تایید و شروع به کار معرفی می نماید. دفتر، واحد وابسته به قوه قضائیه است و جابجایی آن داخل همان شهر یا بخش با موافقت ثبت محل و در غیر اینصورت موافقت سازمان الزامی است.

تبصره: سازمان مکلف است ظرف مدت سه ماه نسبت به تهیه شیوه نامه نقل و انتقال سردفتران اقدام و بموقع اجرا گذارد.

ماده ۳ – سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با توجه به مقتضیات محلی، اقتصادی و جمعیتی و معدل درآمد دفاتر، در نقاطی که نیاز به تأسیس دفتر اسناد رسمی باشد، مراتب را به نحو مقتضی به اطلاع عموم خواهد رساند و با برگزاری آزمون کتبی و مصاحبه حضوری توسط هیأت اختبار قوه قضائیه پس از جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران مبنی بر حضور در کلاس های آموزشی و کارآموزی نسبت به جذب افراد واجد شرایط اقدام خواهد نمود.

-سردفترانی که قبل از تصویب این آیین نامه شاغل می باشند، مشمول مزایای مقرر در ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد
۱۳۵۴/۰۴/۲۵ خواهند بود.

سازمان با همکاری کانون نسبت به تهیه شیوه نامه آموزشی متقاضیان سردفتری سردفتران و دفتریاران شاغل اقدام می نماید.

تبصره ۲ –پذیرفته شدگان آزمون سردفتری اسناد رسمی سال ۱۳۹۷ مشمول تبصره یک نخواهند بود.

ماده ۴ – سردفتر مکلف است ظرف مدت سه ماه از تاریخ ابلاغ واقعی حکم انتصاب سردفتری نسبت به تشکیل دفترخانه و شروع بکار اقدام نماید والا ابلاغ صادره کان لم یکن خواهد شد.

ماده ۵ – مهر و تابلو دفاتر اسناد رسمی باید طبق نمونه مصوب سازمان ثبت باشد. قید عبارات تبلیغی در تابلو و سربرگ و کارت ممنوع است. مدارج دانشگاهی از این حکم مستثنی است.

ماده ۶ – محل دفترخانه باید دارای مساحت حداقل ۵۰ متر مربع باشد و تأسیس دفتر در مجتمع های مسکونی توسط مالک منوط به جلب رضایت سایر مالکین می باشد.

ماده ۷– محل دفترخانه باید مجهز به دوربین، کپسول آتش نشانی و محفظه مطمئن برای نگهداری دفاتر سنتی و اسناد تا اسکن دفاتر و تحویل به سازمان ثبت باشد. در صورت اسکن اسناد و ضمائم نگهداری فیزیکی آن ضروری نیست.

ماده ۸ – نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.

ماده ۹ – سردفتران و دفتریاران مکلفند در ساعات حضور در دفتر از پوشش رسمی با رعایت شئونات استفاده نمایند.

ماده ۱۰ – هر سردفتر و دفتریار باید قبل از شروع بکار دو نمونه امضا در فرم های مخصوص درج و تمام اسناد را مطابق نمونه های ارائه شده امضا نمایند.

فصل دوم – انتخاب سردفتران و دفتریاران

ماده ۱۱ – در تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید و صحت صدور آن به تایید هیات منتخب رئیس قوه قضائیه برسد.

ماده ۱۲ -به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمی شود.

ماده ۱۳ – دفتریاری که بموجب ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد می شود باید ۱- دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی در رشته حقوق ، الهیات و یا معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی باشد. ۲- گواهی حداقل یکسال کارآموزی در یکی از دفاتر اسناد رسمی داشته باشد. ۳- کارت پایان خدمت یا معافیت دائم از خدمت داشته باشد. (برای آقایان)

تبصره – افراد دارای مدارک فوق پس از قبولی در آزمون کتبی و مصاحبه شفاهی که توسط هیات منتخب رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عمل می آید، با احراز صلاحیت نسبت به صدور ابلاغ دفتریاری آنها اقدام خواهد شد.

ماده ۱۴ – سردفتران و دفتریارانی که در اثر ارتکاب جرائم عمدی به مجازات قطعی درجه پنج و بالاتر محکوم گردند در سردفتری و دفتریاری ابقا نخواهند گردید.

ماده ۱۵ – صدور کیفر خواست در جرائم عمدی مرتبط با شغل سردفتری و دفتریاری باعث تعلیق و در صورت صدور رأی برائت، تعلیق سردفتر و دفتریار لغو و مدت تعلیق جزء مدت اشتغال جهت بازنشستگی و انفصال حسب مورد محاسبه خواهد گردید.

ماده ۱۶ – کفیل دفترخانه ای که سردفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیر موجه دارد، حق تنظیم و ثبت سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل و با رعایت تمام مقررات روز تکمیل می باشد. تکمیل اسناد ناقص دفاتری که به جانشین واگذارگردیده بدون کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود. مدت انفصال و غیبت جزء سابقه سردفتر و دفتریار محاسبه نخواهد گردید.

ماده ۱۷ – مراسم سوگند با حضور رئیس سازمان ثبت و معاونین او و رئیس یا هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران و مدیر کل امور اسناد و سردفتران و معاون او در تهران و مدیر کل ثبت اسناد و املاک و رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در استانها و در صورت اقتضاء با حضور یکی از مقامات نامبرده در فوق بعمل خواهد آمد.

ماده ۱۸ – شروع به کار سردفتران و دفتریاران منوط به معرفی ضامن می باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام گیرد.
۱۰۰ ریال است. /۰۰۰/ ۲۰۰ ریال و در مورد دفتریار ۰۰۰ /۰۰۰/ ۱. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر ۰۰۰
۲. مشمولین این ماده می توانند به جای ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کنند.

۳. ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیت های نقدی دادگاه انتظامی به حساب کانون سردفتران و دفتریاران می باشد و این موضوع باید در سند تصریح شود.

ماده ۱۹ -در صورتی که مال غیر منقول مورد وثیقه به مناسبت اجراء ماده ۱۷ کلا یا بعضا به مصرف برسد و یا به جهتی از جهات از اعتبار و یا ارزش خود بیافتد ، سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه تضمین خود را تجدید نماید و الا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.

تبصره – هرگاه اعتبار ضامن به جهتی از بین برود یا متزلزل شود، ادامه کار سردفتر یا دفتریار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه به شرح ماده ۱۷ خواهد بود. همین حکم در موردی هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین به جهتی از جهات کاهش یابد.

ماده ۲۰ – سردفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلس، شهرداری و عضویت شورای شهرهای درجه ۱و همچنین عضویت سردفتر در هیات مدیره کانون مرکز یا ریاست کانون استان با حفظ سمت و احتساب سوابق از اشتغال سردفتری یا دفتریاری حسب مورد معذور خواهد بود. در این مدت دفتر به کفالت دفتریار همان دفترخانه یا سردفتر دیگر اداره شده و درآمد دفترخانه پس از وضع تمام هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم خواهد شد. حق الزحمه سردفتران معذور عضو هیات مدیره بنا به پیشنهاد کانون مرکز و تصویب سازمان پرداخت خواهد شد.

تبصره – تدریس در دانشگاه ها مانع از اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری نخواهد بود.

فصل سوم- مقررات مربوط به دفترخانه و وظایف سردفتران و دفتریاران

ماده ۲۱ – کلیه اسناد اعم از اسناد مربوط به اموال منقول و غیر منقول ، حقوق و سهام و سایر موارد بدون استثناء در دفترخانه سفید چاپ و در دفتر الکترونیک ثبت می گردد. A های اسناد رسمی و در سامانه ثبت آنی تنظیم و بر روی اوراق برای تنظیم اسناد در دفتر الکترونیک، سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و نسبت به اخذ امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن ها در دفتر الزامی است مطابق مقررات در نسخه مذکور اقدام نموده و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید.

تبصره- سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و همزمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان از طریق امکانات سامانه نسبت به اخذ و ثبت امضای آنها در دفتر الکترونیک اقدام و سپس با امضای الکترونیک ، دفتر سردفتر را تایید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را تحویل و رسید اخذ نماید، نگهداری نسخ پشتیبان هر یکصد فقره سند بصورت مجزی الزامی است.

ماده ۲۲ – دفتر الکترونیک گواهی امضا دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضا ذیل نوشته های عادی است. ورقه گواهی امضا شده مسلم الصدور ولی سند رسمی محسوب نمی گردد.

تبصره ۱- دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق امضای ذیل نوشته های حاکی از معامله اموال منقول و غیر منقول و سهام شرکت ها نمی باشند.

تبصره ۲- تایید صحت امضا ذیل نوشته های مالی منوط به پرداخت حق الثبت مطابق تعرفه می باشد.

تبصره ۳- در مورد تصدیق صحت امضا مواد ۶۴ و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است .

تبصره ۴- گواهی امضای اسناد خارجی با ملاحظه ترجمه رسمی و رعایت مقررات بلامانع است.

ماده ۲۳ – دفتریار معاون سردفتر و در نبود وی موظف به انجام تمام امور دفترخانه و با حضور سردفتر مکلف به انجام تمام اموری است که به وی محول می گردد. استنکاف از انجام وظایف محوله مستوجب تعقیب انتظامی خواهد بود.

ماده ۲۴ – در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر، کفیل دفترخانه با حق تنظیم سند از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری (با اولویت دفتریار همان دفترخانه) و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط ثبت محل تعیین می گردد.

۱- میزان مرخصی سالانه سردفتر یا دفتریار یک ماه است.

– ماده ۲۵ ۲- ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار بطور الکترونیکی و از طرف مدیر کل ثبت استان یا رئیس ثبت محل صادر خواهد شد.
۳- در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند، مرخصی مزبور برای او ذخیره می شود و می تواند از مجموع آن ها به شرط آنکه از چهار ماه تجاوز نکند، یکجا یا به دفعات استفاده کند. در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت استان یا سازمان ثبت می باشد. مدت مرخصی جزء مدت خدمت محسوب می گردد.

تبصره -در مدت مرخصی استحقاقی ماهانه دفتریار یا مرخصی استعلاجی معادل آن ، ۱۵ درصد حق التحریر سهم دفتریار بین دفتریار اصیل و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.

ماده ۲۶ -در صورتی که سردفتر یا دفتریار به لحاظ عارضه بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد، باید با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. در صورتی که مدت بیماری بیش از یک ماه باشد، صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط به گواهی هیات پزشکی به انتخاب سازمان ثبت خواهد بود. با صدور ابلاغ مرخصی، دفتریار دفترخانه یا سردفتر معرفی شده به عنوان کفیل معرفی می گردد.

ماده ۲۷ – صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول به ارائه گواهی تصفیه حساب یا تعهد کفیل به پراخت بدهی های احتمالی ناشی از فعالیت شغلی سردفتر می باشد.

ماده ۲۸ – دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل حسب مورد می باشد و تعیین وی با هماهنگی سردفتر با ثبت محل است.

تبصره- تغییر دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تصویب سازمان ثبت جایز است. در مواردی که سردفتر بدون دلایل موجه با انتقال دفتریار مخالف باشد یا دفتریار بدون دلیل مخالفت نماید، در این خصوص سازمان بررسی و اقدام مقتضی بعمل خواهد آورد.

ماده ۲۹ – در موارد مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال موقت و معذوریت دفتریار ، سردفتر می تواند تا دو ماه وظایف دفتریار را بدون تعیین کفیل دفتریار عهده دار گردد، در صورت وجود دفتریار دوم وظایف دفتریاری به عهده وی خواهد بود.

ماده ۳۰ – در صورت مرخصی انفصال، تعلیق، معذوریت سردفتر چنانچه دفترخانه منحصر به فرد باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد، کفالت دفترخانه به یکی از نزدیک ترین دفاتر به محل مذکور داده خواهد شد.

ماده ۳۱ – شناسنامه و کارت ملی وسیله احراز هویت اتباع ایرانی و گذرنامه و کارت آمایش سرزمین وسیله احراز هویت اتباع خارجی است و سردفتر مکلف است در احراز هویت یکی از آنها را حسب مورد ملاک قرار دهد.

ماده ۳۲ – شماره ثبت اسناد دفاتر اسناد رسمی با استفاده از امکانات سامانه اخذ و باید مسلسل باشد .

ماده ۳۳ – در کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات می باید تاریخ شمسی قید گردد.

ماده ۳۴ – هیچیک از سردفتران و دفتریاران حق ندارند در غیر محل دفترخانه نسبت به تنظیم سند و ارائه سایر خدمات ثبتی اقدام نمایند.

تبصره ۱- برای تنظیم اسناد بیماران با ملاحظه گواهی صریح پزشک معالج و کسب اجازه از ثبت محل، سردفتر می تواند دربیمارستان یا منزل بیمار امضای متقاضی را اخذ نماید.

تبصره ۲- برای تنظیم اسناد زندانیان ، سردفتری که از طرف اداره ثبت اسناد و املاک محل معین می شود، با حضور نماینده دادستان یا رئیس زندان امضای متقاضی را اخذ و سند را ثبت می نماید.

ماده ۳۵ – تنظیم و ثبت معاملات اموال غیر منقول که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به املاک آنها در دفاتر واقع می شود، بدون اجازه کتبی دادستان ممنوع است.

ماده ۳۶ – اقاله و فسخ معاملات املاک مستلزم استعلام ثبتی و درج خلاصه آن در دفتر املاک می باشد. سردفتر با احراز حق فسخ مراتب را در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج و به امضای فسخ کننده می رساند.

ماده ۳۷ – در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از فسخ عقد یا پس از انقضاء مدت اجاره، عین مورد اجاره تخلیه نشود، مادام که مستاجر ملک را در تصرف دارد، اجرت المثل زمان تصرف معادل اجاره بها بدهی مسلم اوست که متعهد است تادیه نماید مگر اینکه طرفین بنحو دیگری تراضی نمایند.

ماده ۳۸ – در مورد کلیه معاملات اقساطی و اجاره به استثنای اسناد رهنی بانکی باید قبوض اقساطی صادر شود، قبوض مزبور با درج شماره سند و تاریخ تادیه به دائن تحویل و در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک رسید اخذ می شود.

ماده ۳۹ – در کلیه اسناد معاملات نمی توان وکالت دائن از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون به خود را به عنوان وجه التزام قید نمود.

ماده ۴۰ – بجز در مورد املاک جاری و اسناد انتقال اجرایی که سند مالکیت در اختیار منتقل الیه نمی باشد، درخواست وضعیت ثبتی املاک ممنوع می باشد.

ماده ۴۱ – در مورد معاملات قطعی و رهنی املاک و انتقال منافع بیش از سه سال و عقد انتفاع عمری و رقبی زاید بر سه سال تقسیم نامه و وصیت تملیکی نسبت به پلاک خاص اخذ استعلام ثبتی ضروری و تایید نهایی سند جهت ارسال خلاصه معامله ظرف مدت ۲۴ ساعت الزامی است. سردفتر می باید خلاصه کلیه معاملات و عقود مذکور را در اسناد مالکیت اخبار نماید.

ماده ۴۲ – سردفتر مکلف است در تنظیم اسناد معاملات وراث و تقسیم نامه گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث مطالبه نماید.
رعایت مبلغ مندرج در گواهی حصر وراثت در تنظیم اسناد معاملات وراث الزامی است.

ماده ۴۳ – تنظیم اسناد خرید املاک برای اتباع بیگانه یا تملک به هر نحو مستلزم اخذ مجوز مخصوص از وزارت امور خارجه می باشد. سایر اسناد همچنین معاملات شرکت هایی که در ایران به ثبت رسیده اند از شمول حکم مستثنی می باشند.

ماده ۴۴ – در کلیه معاملات درج وجه التزام یا وجه الضمان بابت تاخیر یا عدم اجرای تعهد بلامانع و به مبالغ مذکور در صورتی که مالی به وثیقه گرفته نشود، صرفاً حق الثبت تعلق نمی گیرد.

پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضا و POS ماده ۴۵ – حق الثبت باید قبل از تنظیم با استفاده از امکانات سامانه و با دستگاه تایید نهایی سند طرفین از انجام معامله صرفنظر نمایند، حق الثبت مأخوذه با تایید سردفتر مسترد خواهد شد.

ماده ۴۶ – دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان تعرفه ، از مبلغ مندرج در سند یا حداقل ارزش معاملاتی وجهی اخذ
نمایند.
ماده ۴۷ – در مورد انتقال املاک موقوفه مطلقاً و اجاره زاید بر ده سال باید اجازه اداره اوقاف و امور خیریه ارائه شود.
ماده ۴۸ – تنظیم و ثبت معاملات اشخاص حقوقی به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی از طریق سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری و درج شماره ملی و کد پستی اشخاص مذکور ممنوع است.

ماده ۴۹ – دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شود به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و به قائم مقام قانونی آنها می دهند و به غیر اشخاص فوق در صورتی رونوشت داده می شود که از دادگاه ذیصلاح جواز اخذ رونوشت داشته باشند. دادن رونوشت از اسناد ناقص با قید مراتب نقص بلامانع است.

ماده ۵۰ – رعایت مصوبات کمیسیون های تقسیم اسناد برای دفاتر آن حوزه الزامی و تنظیم اسناد معاملات راجع به بانک ها، وزارتخانه ها، موسسات عمومی و شرکت های دولتی و شهرداری ها اعم از قطعی و رهنی و یا اینکه معامل یا متعامل باشند، مستلزم اخذ مجوز از کمیسیون می باشد.

ماده ۵۱ – سردفتران و دفتریاران مکلفند قبل از تنظیم اسناد تعهد به بیع، عدم بازداشت ملک را از ثبت محل استعلام نمایند.

ماده ۵۲ – اسناد تنظیمی در خارج از کشور با رعایت قانون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه (اپوستیل) و بدون تشریفات دیگر در دفاتر اسناد رسمی قابلیت ترتیب اثر دارد.

ماده ۵۳ – سند نقل و انتقال وسیله نقلیه یا برگ کمپانی یا ورقه گمرکی حسب مورد دلیل مالکیت وسیله نقلیه است و ملاحظه آن و رعایت ترتب در تعویض پلاک برای تنظیم اسناد معاملات بعدی الزامی است.

ماده ۵۴ – تایید مراتب وقوع معاملات ذیل اوراق عادی ممنوع و رعایت تنظیم سند رسمی حسب مورد ضروری است.

ماده ۵۵ – سردفتر مکلف است ۱۰ درصد حق التحریر دریافتی را بابت بیمه و بازنشستگی و امور رفاهی و مستمری خود و افراد خانواده مشمول و سرمایه گذاری و سایر امور مرتبط به حساب کانون بپردازد.

فصل چهارم- تعقیب و مجازات انتظامی سردفتران و دفتریاران

ماده ۵۶ – رسیدگی مقدماتی به شکایت اشخاص از دفاتر اسناد رسمی با بررسی موضوع در محل دفتر و تنظیم صورتمجلس بازرسی توسط بازرسان سازمان، ادارات ثبت، کانون سردفتران و یا قوه قضائیه حسب مورد آغاز می گردد.

بازرس اعزامی گزارش ماموریت خود را به همراه صورتمجلس تنظیم شده و در برگیرنده پاسخ سردفتر یا دفتریار حسب مورد و مهر امضا شده به مرجع اعزام کننده جهت ارجاع به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تحویل می نماید. بازرس مکلف است قابل تعقیب بودن با نبودن تخلف انتسابی را از حیث مرور زمان در صورتجلسه صریحاً اعلام نماید .

ماده ۵۷ – چنانچه گزارش بازرسی فاقد نقص و موید وقوع تخلف از طرف سردفتر یا دفتریار باشد، پرونده پس از تایید کارشناس منتخب در تهران نزد دادستان انتظامی و در استان ها نزد جانشین دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران ارسال می گردد.

ماده ۵۸ – دادستان انتظامی در تهران و جانشین دادستان انتظامی در استان در صورتی که نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفر خواست مبادرت می نماید. در غیر این صورت پس از رفع نقص بوسیله اداره کل ثبت استان مربوطه به تکلیف مزبور عمل می کند. در صورت تخلف نبودن فعل ارتکابی یا فقد دلیل کافی یا شمول مرور زمان و یا جلب رضایت شاکی توسط سردفتر یا دفتریار در تخلفاتی که مجازات آنها از درجه یک یا دو می باشد، دادسرا نسبت به صدور قرار منع یا موقوفی تعقی اقدام می نماید. در کیفر خواست باید علاوه بر مشخصات کامل سردفتر یا دفتریار، جریان وقوع تخلف، مصادیق اسناد و اعمال تخلف با ذکر تاریخ و مستندات قانونی و همچنین سوابق تخلفات انتظامی درجه سه و بالاتر قید گردد.

ماده ۵۹ – کیفر خواست به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ثبت آنی ابلاغ می شود. ترتیب ابلاغ کیفر خواست و دادنامه و سایر اخطارات بر اساس مقررات آیین دادرسی مدنی و دستورالعمل ابلاغ الکترونیکی می باشد.

ماده ۶۰ – مدت پاسخ سردفتر یا دفتریار به کیفر خواست ده روز از تاریخ ابلاغ می باشد. این مدت با درخواست متقاضی و موافقت مدیر کل ثبت استان برای ده روز قابل تمدید است. سردفتر یا دفتریار باید در پاسخ کیفرخواست کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می داند، همراه لایحه دفاعیه در شهرستان به اداره ثبت محل و در استان به اداره کل ثبت اسناد و املاک تسلیم کند و چنانچه درخواست حضور در جلسه رسیدگی دارد، صریحاً اعلام نماید. در این صورت دادگاه از متقاضی جهت شرکت در جلسه رسیدگی دعوت بعمل خواهد آورد.

ماده ۶۱ – هرگاه ضمن بررسی تخلف در اداره کل ثبت اسناد و املاک یا رسیدگی در دادگاه ، موضوع جرم تشخیص شود، مراتب با تصریح جهات امر به مرجع صالح قضایی اعلام می شود. در صورتی که مرجع صالح قضایی موضوع را جرم تشخیص ندهد، اداره کل ثبت استان مربوطه مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه به مقررات مربوطه پیگیری و یا دادگاه انتظامی به تخلف انتسابی رسیدگی خواهد کرد، در این صورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مرجع قضایی مشمول مرور زمان نخواهد شد.

– ماده ۶۲

۱-حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان و یا جانشین وی حسب مورد ابلاغ می شود.

۲- در صورتیکه حکم مبنی بر محکومیت متخلف به مجازاتهای انتظامی درجه سه و بالاتر از آن باشد، متخلف می تواند ظرف ۲۰ روز نسبت به آن در دادگاه تجدید نظر شکایت کند. این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم می شود، دادگاه اخیر الذکر پرونده را همراه شکایت مزبور با تصریح به رعایت مهلت تجدید نظر خواهی به دادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال می دارد.

۳- مدت شکایت دادستان نیز به احکام محکومیت قابل اعتراض ۲۰ روز از تاریخ ابلاغ است.

تبصره ۱- وظایف جانشین دادستان در استان همان وظایف دادستان است.

تبصره ۲- ارسال مکانیزه پاسخ کیفرخواست و اعتراض تجدید نظر خواهی و سایر موارد مشابه معتبر می باشد.

ماده ۶۳ – در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدید نظر و دادستان و دادیاران و اعضای علی البدل موراد رد همان است که در ماده ۹۱ قانون آیین دادرسی مدنی مصوب ۲۱ فرودین ۱۳۷۹ با اصلاحیه های بعدی آن آمده است.

تبصره ۱ – در صورت عدم حضور هر یک از اعضای اصلی دادگاه، عضو علی البدل از همان مرجع ذیربط معرفی و تا حضور عضو اصلی در رسیدگی شرکت خواهد کرد.

تبصره ۲- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است هر ماه پاداش مناسبی با توجه به تعداد جلسات دادگاه و پرونده های رسیدگی شده به اعضای دادگاه بپردازد.

تبصره ۳- اظهار نظر کارشناسی کارمند مطلع ثبت استان در پرونده تحت رسیدگی از موارد رد می باشد.

ماده ۶۴ – مجازات تخلفات سران دفاتر اسناد رسمی و دفتریار و ازدواج و طلاق به شرح ذیل می باشد:

بند الف – تخلفات زیر موجب توبیخ با درج در پرونده:

۱-عدم حضور طولانی در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه .
۲- تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر.
۳- رفتار خارج از نزاکت و مغایر با شئون شغل سردفتری و دفتریاری با مامؤرین رسمی دارای مجوز کتبی بر عملکرد قانونی دفتر.
۴- اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی که منجر به نقض مقررات اداری گردد.
۵- عدم امضاء و مهر نسخ پشتیبان اسناد و یا سایر خدمات ثبتی ظرف ۳ روز از تاریخ تکمیل.
۶- عدم رعایت ضوابط مربوط به نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه.
۷ – عدم نصب مشخصات و عکس سردفتران اسناد رسمی ، ازدواج و طلاق و دفتریار و کارکنان دفترخانه در معرض دید مراجعین.
۸- عدم تهیه و نصب تابلو مطابق نمونه مصوب سازمان.
۹-عدم رعایت شئونات اسلامی و عدم نظارت بر رعایت شئونات توسط کارکنان دفترخانه.

بند ب- تخلفات مشمول جریمه نقدی (مبلغ یکصد هزار ریال تا یک میلیون ریال )

۱-تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعین برای بار اول.
۲- غیبت غیر موجه به صورت متناوب یا متوالی تا مدت سه روز.
۳- تغییر محل استقرار دفترخانه بدون موافقت اداره ثبت مربوط و در صورت امتناع از جابجایی به مجازات بند ج.
۴- امتناع از پذیرش قبوض سپرده که مطابق مقررات موظف به قبول آن می باشند.
۵- امتناع از پاسخ به استعلام هایی که دفترخانه برابر مقررات مکلف به پاسخگویی می باشد.

۶- تمرد از قبول کفالت دفاتر دیگر بدون عذر موجه در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف شود و در صورت تکرار مجازات

بند ج.
۷ – اهمال در حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و سوابق الکترونیکی و مهر و توکن.
۸- امتناع دفتریار از انجام وظایف قانونی در صورت تکرار .
۹- اهمال و تاخیر در صدور اجرائیه یا صدور اجرائیه به صورت ناقص پس از تکمیل مدارک و پرداخت حقوق مربوطه توسط متقاضی.
۱۰ – عدم تایید نهایی اسناد توسط سردفتر ظرف ۲۴ ساعت در صورت فقد مانع.
۱۱ – عدم اجرای تصمیم کانون سردفتران و دفتریاران در رابطه با رفع اختلاف سردفتر و دفتریار و در صورت تکرار مجازات بند ج.
۱۲ – امتناع یا کسر پرداختی وجوه عمومی و ده درصد سهم کانون در صورتی که با توجه به موازین عرفا اشتباه محاسبه تلقی نشود.
۱۳ – خودداری از درج مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی و صلح و اجاره غیر منقول در دفتر اندیکاتور (سنتی یا الکترونیک).
۱۴ -اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی.
۱۵ – عدم رعایت نزاکت در پیام های ارسالی به شبکه های اجتماعی و انتشار آمارها و اخبار بر خلاف مصالح حوزه ثبت و سردفتری برای بار اول و در صورتی تکرار مجازات بند ج.
ج-تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است:
۱-امتناع یا کسر پرداختی وجوه عمومی در صورت تکرار.
۲- تنظیم سند بر خلاف قوانین، مقررات و بخشنامه های سازمان ثبت
۳- امتناع از پیشنهاد دفتریار واجد شرایط ظرف دو ماه از تاریخ تاسیس و یا بلاتصدی شدن سمت دفتریاری پس از اخطار از اداره ثبت.

۴- امتناع سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از انجام وظایف قانونی مورد در خواست مراجعین بدون عذر موجه و اعلام کتبی.

۵- واگذاری امور دفترخانه و همچنین سپردن توکن و مهر به اشخاص غیر مسئول بدون حضور سردفتر برای ارائه خدمات .

۶ –دخل و تصرف در سقف مجاز حق التحریر، عدم رعایت مصوبات کمیسیون تقسیم اسناد و ارائه آمار به کانون و یا عدم رعایت سقف حق التحریر سالانه از محل اسناد ارجاعی کمیسیون مزبور که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می شود .

۷- امتناع از ارائه نسخه ای از اسناد تنظیمی ، مدارک تنظیم سند و رونوشت به اشخاص که برابر مقررات حق دریافت دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت ندارند.
۸- ثبت سند و واقعه طلاق خارج از محل دفترخانه و ثبت واقعه ازدواج خارج از حوزه ثبتی.
۹-عدم اخبار ثبت وقایع ازدواج و طلاق در شناسنامه زوجین .
۱۰ – عدم پرداخت ده درصد سهم کانون سردفتران و دفتریاران از حق التحریر ظرف مهلت مقرر.
۱۱ -ثبت رجوع به مابذل و رجوع به زوجیت در خارج از موعد مقرر شرعی و قانونی .
۱۲ – گواهی امضاء اوراقی که مالی تلقی شود.
۱۳ -خودداری از ثبت مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی، صلح و اجاره غیر منقول در دفتر اندیکاتور در صورت تکرار.
۱۴ – ثبت مراتب بطلان نکاح، فسخ و بطلان طلاق بدون حکم دادگاه.
۱۵ – اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی در صورت تکرار.

د)تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:

۱- دخالت مستقیم و یا غیر مستقیم سردفتر منفصل یا معلق در وظایف کفیل دفترخانه.
۲- عدم ممانعت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم و یا غیر مستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در وظایف کفیل و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به اداره ثبت محل.

۳- تنظیم و ثبت سند معامله برای اشخاص ممنوع المعامله ، محجورین ، ورشکسته یا املاک بازداشتی که در سوابق ثبت آنی تصریح گردیده است.
۴- قبول و دریافت حقوق مالی زوجین که می بایست به اجرای احکام دادگستری و یا صندوق ثبت تودیع گردد.
۵-غیبت غیر موجه بیش از یک ماه.

ه) تخلفات ذیل موجب انفصال دائم :

۱- غیبت غیر موجه بیش از یک ماه در صورت تکرار.
۲-اشتغال به شغل منافی شغل سردفتری و دفتریاری.
۳-ثبت نکاح زوجه که در قید زوجیت دیگری و یا در عده طلاق یا عده وفات قرار دارد.
۴-ثبت ازدواج افراد کمتر از سن قانونی بدون حکم دادگاه.
ماده ۶۵ – دفترخانه باید متناسب با حجم کار خود علاوه بر اتاق های کافی برای استقرار سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه، محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.

ماده ۶۶ – از درآمد حق الثبت هر دفتر ماهیانه دو میلیون ریال و از درآمد مازاد بر یک میلیارد ریال ، سه میلیون ریال دریافت می نماید.

ماده ۶۷ – دفتریار دوم دفترخانه مشمول مقررات قانون کار و تامین اجتماعی است و صرفا به تخلفات وی در موارد کفالت در دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران رسیدگی خواهد شد. مدت کفالت به عنوان سابقه دفتریاری اول محسوب نمی گردد.

ماده ۶۸ – سازمان می تواند نسبت به واسپاری امور غیر حاکمیتی خود به دفاتر اقدام کند.

ماده ۶۹ – با تصویب این آیین نامه، آیین نامه ها و نظام نامه قوانین ۱۳۱۶ و ۱۳۵۴ و بخشنامه ها و دستورالعمل ها و شیوه نامه ها و سایر مقررات مغایر لغو می گردد.

نظر سردفتر محترم جناب آقای احمدعلی سیروس

باسلام وتحیت.

مواردی که در آیین نامه پیشنهادی کانون سردفتران به زعم اینجانب، مغایرقانون دفاتر اسناد رسمی ویا خارج از حدود اختیارات ویا مغایر یکدیگر تدوین شده به شرح زیر است

۱- تبصره ۲ ماده سه پیشنهادی پذیرفته شدگان آزمون سردفتری سال ۱۳۹۷ را از شمول ماده ۶۹ مستثنی نموده حال آنکه در قانون چنین استثنایی وجود ندارد

۲- در ماده ۶ آیین نامه پیشنهادی جلب رضایت سایر مالکان در مجتمع های مسکونی به سردفتر تحمیل شده و مغایر تبصره بند ۲۴ ماده ۵۵ قانون شهرداریها می باشد

۳- در ماده ۱۳ پیشنهادی تعیین حداقل مدرک تحصیلی لیسانس برای دفتریار مغایر ماده ۷ قانون است زیرا در ماده ۷ قانون ،دفتریار میتواند دارای دیپلم متوسط باشد

۴- در ماده ۱۴ به مجازات قطعی درجه ۵ یا بالاتر اشاره شده حال آن که در ماده ۳۸ قانون ،مجازات درجه پنج انفصال دائم است و بالاتر هم ندارد

۵-در ماده ۱۶ تکلیف دفترخانه در موارد سلب صلاحیت معلوم نشده ضمناً اگر کفیل دفتر حق تنظیم و ثبت سند را نداشته باشد هزینه های دفتر چگونه پرداخت می شود

۶-در ماده ۲۰ به عضویت در شورای شهر های درجه یک اشاره شده که چنین محدودیتی در تبصره ۲ ماده ۱۵ قانون وجود ندارد

۷ -در تبصره ۲ ماده ۲۲ تایید امضای نوشته های مالی با اخذ حق الثبت بلامانع دانسته شده حال آنکه در متن ماده ۲۲ آیین نامه پیشنهادی مذکور، گواهی امضا را سند رسمی محسوب ننموده و اگر تایید امضای نوشته های مالی سندرسمی نباشد فقط از نظر حق التحریر به ضرر سردفتر خواهد بود گذشته از آن در ماده ۶۴ همین آیین نامه برای تنظیم نوشته های مالی به صورت گواهی امضا انفصال پیش‌بینی شده است

۸ -در ماده ۲۷ صدور ابلاغ مرخصی برای خروج از کشور منوط به ارائه گواهی تصفیه حساب یا تعهد کفیل به پرداخت بدهی دانسته شده به نظر می رسد تدوین کنندگان فراموش نموده اند که سردفتر بر خلاف مقررات سال ۱۳۵۴ هیچ گونه وجهی بابت حقوق دولتی نقدی دریافت ننموده و مفاصا حساب اخذ می نماید این ماده بدون توجه به معضلات و مشکلات ماده ۱۶ آیین‌نامه فعلی تدوین شده است

۹-در تبصره ماده ۲۸ اگر دفتریار حاضر به انتقال به دفتر دیگر نباشد به سازمان ثبت اجازه داده شد علی‌رغم میل دفتریار او را اجبار به انتقال کند آیا صحیح است؟ در قانون چنین صراحت ای وجود ندارد

۱۰ -درماده ۳۱ باید نوشته میشد سردفتر مکلف به اخذ شناسنامه یا کارت ملی سردفتر است لاکن نوشته شده (شناسنامه و کارت ملی )یعنی ارائه هر دو را الزامی نموده

۱۱ در ماده ۳۴ در خصوص تنظیم اسناد بیماران در منزل و بیمارستان و نیز اسناد زندانیان تکلیف امضای الکترونیک متعاملین و نحوه آن روشن نشده است
۱۲- در ماده ۴۷ ،انتقال املاک موقوفه و اجاره زائد به ۱۰ سال موکول به کسب اجازه از اداره اوقاف و امور خیریه شده چنین صراحتی در قانون مذکور ملاحظه نمی‌شود و ماده پیشنهادی آیین نامه، فراتر از قانون اوقاف تدوین شده است ۱۳-در ماده ۵۳ عبارت حسب مورد باید قبل از عبارت برگ کمپانی یا ورقه گمرکی قید شود

۱۴- در مواد ۵۶ و ۵۷ و ۵۸ که گزارش تخلف توسط بازرس به اداره کل ثبت مربوطه ارسال و سپس توسط اداره ثبت به دادستان انتظامی ارجاع خلاف ماده ۳۲ قانون دفاتر است که وقوع تخلف باید توسط اداره امور اسناد به دادستان انتظامی ارجاع شود

۱۵-در ماده ۶۱ ،رسیدگی در مراجع قضایی را از شمول مرور زمان مستثنی دانسته و حال آن که در ماده ۴۸ قانون دفاتر صراحتاً دو سال پس از وقوع تخلف ،مشمول مرور زمان میگردد که این استثنا برخلاف ماده ۴۸ قانون است

۱۶ -در شق بند ب ماده ۶۴ در خصوص مجازاتهای انتظامی ،مبنی بر حضور سردفتر و دفتریار در شبکه‌های اجتماعی و یا انتشار آمار و اخبار بر خلاف مصالح حوزه ثبت و سردفتری مغایرصلاحیت دادگاه انتظامی میباشد و مصالح حوزه ثبت و سردفتری ،مشخص و معین و تعریف نشده تا برای آن مجازات و عِقاب تعیین شود

۱۷- در شق ۱۲ بند ج ماده ۶۴ برای گواهی امضای اوراقی که مالی تلقی شود مجازات انفصال ۳ الی ۶ ماه در نظر گرفته شده حال آن که در تبصره ۲ ماده ۲۲ همین آیین نامه ،گواهی امضاء اوراق مالی ضمن اخذ حق الثبت بلامانع اعلام شده است

۱۸ -در شق ۲ بتد ه ماده ۶۴ در خصوص اشتغال به شغل منافی شغل سردفتری و دفتریاری، باید به موارد مندرج در ماده ۱۵ قانون دفاتر اشاره می‌شد

۱۹ -در ماده ۶۵ سردفتر مکلف شده علاوه بر اتاق‌های سردفتر و دفتریار و کارکنان، محلی برای بایگانی داشته باشد یعنی هر دفترخانه حداقل باید شامل سه اتاق باشد حال آنکه در همین آیین‌نامه مساحت دفترخانه حداقل ۵۰ متر مربع تعیین شده است که داشتن سه اتاق علاوه بر محلی برای بایگانی در مساحت ۵۰ الی ۶۰ متر مربع مال الیطایق است و اکثر سردفتران به موجب همین بند متخلف خواهند بود

۲۰- در ماده ۶۶ نحوه تعلق حق الثبت به سردفتر و دفتریار میزان متعلق به هر یک، روشن نشده است