سامانه «سند من» کانون سردفتران اسناد رسمی چیست؟

کانون سردفتران و دفتریاران، به منظور بهره‌گیری از ظرفیت‌های خود در حوزه فناوری اطلاعات و با هدف خلق ارزش‌های جدید برای دفاتر اسناد رسمی، در دو سال گذشته زیرساختهای فنی لازم برای گسترش خدمات الکترونیک در حوزه دفاتر اسناد رسمی را فراهم نموده است.

یکی از طرحهایی که کانون به منظور گسترش خدمات الکترونیک در حوزه سند رسمی به انجام رسانده، ایجاد بستر لازم برای ارائه کلیه خدمات غیرحضوری و برخط از سوی دفاتر اسناد رسمی بوده است.

این سامانه با هدف تسهیل و تسریع در ارائه خدمات ثبت رسمی به مردم و کاهش مراجعه حضوری و در مواردی حذف این مراجعه حضوری مردم برای دریافت خدمات طراحی شده است.

به منظور ارائه این خدمات، ظرف یک سال گذشته سامانه‌ای با نام «سند من» طراحی و تولید شد که کاربران آن از یک سو مردم و از سوی دیگر دفاتر اسناد رسمی و در طرفی دیگر نیز کانونهای سردفتران و دفتریاران هستند.

با بهره برداری از این سامانه، مردم می‌توانند با مقررات فعلی کلیه مقدمات تنظیم اسناد رسمی، تبادل اسناد و اطلاعات، تعیین زمان امضای اسناد، ملاحظه پیش‌نویس اسناد، تایید نهایی متن پیشنهادی و …. را به صورت الکترونیکی به انجام رسانده و صرفا در یک مرحله و در زمان امضای سند، به دفترخانه مراجعه نمایند.

متقاضی از طریق سامانه سند من، بدون مراجعه حضوری، درخواست تنظیم سند رسمی خود را ثبت می‌نماید و در هر لحظه امکان پیگیری و اطلاع از آخرین وضعیت تنظیم سند برای وی وجود دارد. تمامی مدارک و اطلاعات مورد نیاز برای تنظیم سند از طریق این سامانه و به صورت الکترونیک ارایه می‌شود. با استفاده از این سامانه، پیش‌نویس سند برای متقاضی ارسال و تایید وی اخذ می‌گردد.

مکان‌یابی و امکان جستجوی دفاتر بر روی نقشه و یافتن نزدیک‌ترین دفترخانه، امکان نمایش دفاتر با وضعیت ترافیک کاری، سقف حق التحریر آزاد، درخواست و انجام فتوکپی برابر اصل و …. . از جمله امکانات دیگر این سامانه است که به مرور قابل استفاده برای عموم مردم خواهد بود. همچنین مردم می‌توانند پیش از مراجعه به دفترخانه، وقت تنظیم اسناد یا مشاوره رزرو نمایند.

از دستاوردهای مهم سامانه سند من می‌توان به «صرفه جویی در زمان برای تنظیم سند رسمی»، «کاهش سفرهای درون شهری و انجام مسوولیت اجتماعی در قبال کاهش آلودگی و ترافیک، صرفه جویی در مصرف سوخت به ویژه در کلان شهرها»، امکان ارایه خدمات مستمر و پایدار در شرایط خاص کشور مانند دوره کرونا، «حذف کپی مدارک به صورت فیزیکی و صرفه جویی قابل توجه در استفاده از کاغذ» ایجاد آرامش روانی بیشتر و حذف دغدغه‌های مکرر مراجعه به دفاتر اسناد رسمی تا قبل از امضای اسناد و از همه مهمتر ” ارتقای کرامت انسانی متقاضیان خدمات دفاتر اسناد رسمی اشاره نمود.

همچنین امکان ثبت شکایت الکترونیکی از دفاتر اسناد رسمی بدون نیاز مراجعه حضوری به بازرسی کانونهای سردفتران و دفتریاران سراسر کشور فراهم می‌شود.

سامانه سند من بستر لازم برای خلق فرصت‌های جدید کسب و کار برای دفاتر اسناد رسمی و تقویت سند رسمی را فراهم خواهد کرد.

با امکانات این سامانه و در صورت فراهم شدن شرایط قانونی مربوط، امکان تنظیم اسناد بدون حضور مراجعان در دفترخانه با حفظ ساختارهای اداری فعلی دفاتر اسناد رسمی و از طریق احراز هویت الکترونیک و امضای الکترونیک فراهم شده است.

ساماندهی معاملات اسناد عادی، تنظیم اسناد رسمی ایرانیان خارج از کشور، مشاوره الکترونیکی، دفاتر اسناد رسمی مجازی، ارایه خدمات برون سپاری شده به دفاتر اسناد رسمی بخشی از هدف‌گذاری فناوری اطلاعات کانون سردفتران و دفتریاران است که همه این نیازها به زودی قابل دریافت و بهره برادری بر روی سامانه سند من خواهد بود.

سامانه سند من با مدیریت و راهبری کانون سردفتران و دفتریاران و با حمایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با بکارگیری توان فنی و تخصصی شرکت‌های دانش بنیان و مجرب طراحی و تولید شده است. اجرای آزمایشی این سامانه از اواخر تیرماه در یکی از استان‌های نزدیک تهران و یا بخشی از استان تهران خواهد بود و با اضافه شدن تدریجی سایر استانها، پس از گذراندن دوره آزمایشی حداکثر از اواخر شهریور ماه، به صورت رسمی در سراسر کشور قابل بهره برداری خواهد بود.

نوشته از: علیرضا سلیمی نائینی | نایب رئیس هیات مدیره و سرپرست دفتر فناوری اطلاعات کانون سردفتران و دفتریاران |